RECHTLICHES
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO
Dieser Vertrag wird geschlossen zwischen
dem Kunden, der EstateOS bei Ellenberger Service bestellt hat (nachfolgend „Verantwortlicher"),
und
Ellenberger Service, Inhaber Marc Ellenberger, Wertheimer Str. 25, 74736 Hardheim, Deutschland, E-Mail hallo@ellenberger-service.de (nachfolgend „Anbieter" oder „Auftragsverarbeiter").
Datenschutzanfragen können an hallo@ellenberger-service.de gerichtet werden.
§ 1 Gegenstand, Einbeziehung und Rang
(1) Gegenstand dieses Vertrags ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen im Rahmen der Bereitstellung und des Betriebs der Anwendung EstateOS (nachfolgend „EstateOS") auf einer eigenen Instanz des Verantwortlichen (nachfolgend „Site").
(2) Dieser Vertrag wird nicht gesondert unterschrieben. Er wird über das Bestellformular einbezogen: Mit der Bestellung stimmt der Verantwortliche diesem Vertrag in der dort angegebenen Fassung zu. Der Anbieter protokolliert die Zustimmung mit Dokumentversion, Zeitpunkt und zustimmender Person und stellt dem Verantwortlichen die zugestimmte Fassung auf Anforderung in Textform zur Verfügung. Die elektronische Form genügt den Anforderungen des Artikel 28 Absatz 9 DSGVO.
(3) In allen datenschutzrechtlichen Fragen geht dieser Vertrag den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters vor. Im Übrigen gilt die im Bestellformular festgelegte Rangfolge der Vertragsdokumente.
(4) Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und für die Einhaltung der Rechte der betroffenen Personen verantwortlich. Er entscheidet allein über Zwecke und Mittel der Verarbeitung der Daten in seiner Site.
(5) Der Auftragsverarbeiter hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt; eine Benennungspflicht nach Art. 37 DSGVO besteht nicht. Der Verantwortliche kann sich in allen Fragen dieses Vertrags unmittelbar an hallo@ellenberger-service.de wenden. Wird später ein Datenschutzbeauftragter bestellt, teilt der Auftragsverarbeiter dies dem Verantwortlichen in Textform mit.
§ 2 Dauer
(1) Die Laufzeit dieses Vertrags entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags über EstateOS.
(2) Der Vertrag endet nicht, solange noch Pflichten aus § 13 (Löschung und Rückgabe) offenstehen. Diese Pflichten gelten über das Ende des Hauptvertrags hinaus fort.
§ 3 Art und Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien, betroffene Personen
(1) Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung, die Kategorien personenbezogener Daten und die Kategorien betroffener Personen ergeben sich aus Anlage 3 zu diesem Vertrag.
(2) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Eine Verarbeitung für eigene Zwecke des Auftragsverarbeiters findet nicht statt.
(3) Von diesem Vertrag nicht erfasst sind Daten, die der Anbieter in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, insbesondere die Vertrags-, Rechnungs- und Kontaktdaten des Verantwortlichen selbst. Für diese Verarbeitung ist der Anbieter Verantwortlicher im Sinne des Artikel 4 Nummer 7 DSGVO.
§ 4 Weisungsrecht und Dokumentation
(1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Das gilt auch für eine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation, es sei denn, der Auftragsverarbeiter ist hierzu nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats verpflichtet, dem er unterliegt. In diesem Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
(2) Der Abschluss dieses Vertrags und die vereinbarte Leistungserbringung bilden die Grunderteilung der Weisungen. Weitere Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform an hallo@ellenberger-service.de. Mündlich erteilte Weisungen sind unverzüglich in Textform zu bestätigen.
(3) Einstellungen und Konfigurationen, die der Verantwortliche oder eine von ihm berechtigte Person in EstateOS selbst vornimmt, gelten als Weisung im Sinne von Absatz 1. Das gilt insbesondere für die Vergabe von Rollen und Rechten, die Einrichtung von Portalzugängen, die Verbindung von Integrationen und die Konfiguration von Aufbewahrungs- und Löschregeln.
(4) Die KI-Funktionen von EstateOS sind je Site standardmäßig ausgeschaltet und ohne Freischaltung wirkungslos. Verlangt der Verantwortliche die Freischaltung, gilt dieses Verlangen als dokumentierte Weisung im Sinne von Absatz 1, personenbezogene Daten aus der Site an den in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter für den Betrieb der Sprachmodelle zu übermitteln. Der Auftragsverarbeiter dokumentiert Freischaltung und Abschaltung mit Site, Zeitpunkt und veranlassender Person.
(5) Ist der Auftragsverarbeiter der Auffassung, dass eine Weisung gegen die Datenschutz-Grundverordnung oder andere Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstößt, teilt er dies dem Verantwortlichen unverzüglich mit. Er ist berechtigt, die Ausführung der Weisung bis zu deren Bestätigung oder Änderung durch den Verantwortlichen auszusetzen.
(6) Der Auftragsverarbeiter dokumentiert die erteilten Weisungen und bewahrt die Dokumentation für die Dauer des Vertrags und für zwei Jahre nach dessen Ende auf.
§ 5 Vertraulichkeit
(1) Der Auftragsverarbeiter setzt zur Verarbeitung nur Personen ein, die er zur Vertraulichkeit verpflichtet hat oder die einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
(2) Die Verpflichtung besteht auch nach dem Ende der Tätigkeit für den Auftragsverarbeiter fort.
(3) Der Auftragsverarbeiter macht die eingesetzten Personen mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes und mit der Weisungsbindung nach § 4 vertraut.
§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen
(1) Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 1 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO. Anlage 1 ist Bestandteil dieses Vertrags.
(2) Die Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Der Auftragsverarbeiter darf sie anpassen, solange das vereinbarte Schutzniveau dadurch nicht unterschritten wird. Wesentliche Änderungen dokumentiert er und teilt sie dem Verantwortlichen auf Anforderung mit.
(3) Der Auftragsverarbeiter überprüft die Maßnahmen regelmäßig auf ihre Wirksamkeit.
§ 7 Unterauftragsverarbeiter
(1) Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter die allgemeine Genehmigung im Sinne des Artikel 28 Absatz 2 Satz 1 DSGVO, weitere Auftragsverarbeiter einzusetzen. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 2 aufgeführt.
(2) Beabsichtigt der Auftragsverarbeiter, einen weiteren Unterauftragsverarbeiter hinzuzuziehen oder einen bestehenden zu ersetzen, informiert er den Verantwortlichen mindestens vier Wochen vor dem beabsichtigten Einsatz in Textform. Die Information nennt den Namen, die Anschrift, den Verarbeitungsgegenstand und den Ort der Verarbeitung.
(3) Der Verantwortliche kann der Änderung innerhalb von zwei Wochen ab Zugang der Information in Textform widersprechen. Der Widerspruch ist zu begründen; er ist berechtigt, wenn ein sachlicher Grund vorliegt, der in der Person oder in der Leistung des Unterauftragsverarbeiters liegt und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten ernsthaft in Frage stellt.
(4) Bei berechtigtem Widerspruch sucht der Auftragsverarbeiter eine Abhilfe. Kommt eine Abhilfe nicht zustande, kann der Verantwortliche den Hauptvertrag zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich kündigen. Weitergehende Rechte bleiben unberührt.
(5) Wird eine Änderung kurzfristig durch einen Unterauftragsverarbeiter veranlasst und kann die Frist nach Absatz 2 deshalb nicht eingehalten werden, informiert der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich nach eigener Kenntnis. Das Widerspruchsrecht nach Absatz 3 und das Kündigungsrecht nach Absatz 4 bleiben unberührt.
(6) Der Auftragsverarbeiter verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter durch Vertrag zu denselben Datenschutzpflichten, die in diesem Vertrag festgelegt sind, insbesondere zu hinreichenden Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (Artikel 28 Absatz 4 DSGVO). Er weist dem Verantwortlichen auf Anforderung nach, dass diese Verpflichtung besteht.
(7) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen für die Erfüllung der Datenschutzpflichten durch die von ihm eingesetzten Unterauftragsverarbeiter.
(8) Keine Unterauftragsverarbeiter im Sinne dieses Paragraphen sind:
a) Anbieter von Integrationen, deren Konten der Verantwortliche selbst in EstateOS verbindet, insbesondere Dienste für E-Mail, Dateiablage, Kalender und Kontakte, Telefonie, Messenger, Postversand, elektronische Signatur und Verwaltungssysteme. Für diese Dienste schließt der Verantwortliche eigene Verträge und trifft die datenschutzrechtlich erforderlichen Vereinbarungen selbst.
b) Dienste, die der Verantwortliche der Site vorschaltet, insbesondere eigene Proxydienste, Firewalls oder Inhaltsauslieferungsnetze.
c) Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung als eigenständig Verantwortliche handeln, insbesondere die Zertifizierungsstelle für die eingesetzten TLS-Zertifikate.
§ 8 Zugriff des Kooperationspartners
(1) Der Auftragsverarbeiter arbeitet beim Onboarding, bei der Datenübernahme und beim fachlichen Support mit der Go2 Rental Apartments GmbH, Im Zukunftspark 4, 74076 Heilbronn, zusammen (nachfolgend „Kooperationspartner"). Der Kooperationspartner ist Unterauftragsverarbeiter nach Anlage 2 Nummer 3.
(2) Für den Zugriff des Kooperationspartners auf die Site des Verantwortlichen gilt:
a) Der Kooperationspartner erhält ausschließlich personengebundene Nutzerkonten in der Site. Geteilte oder anonyme Konten sind unzulässig.
b) Die Konten erhalten ausschließlich eine Support-Rolle, deren Rechte auf das für die jeweilige Aufgabe Erforderliche beschränkt sind.
c) Ein Zugriff erfolgt nur, nachdem der Verantwortliche ihn freigegeben hat, entweder im Rahmen des Onboardings für den dort vereinbarten Zeitraum und Umfang oder im Einzelfall zur Bearbeitung einer konkreten Supportanfrage.
d) Zugriffe werden in der Anwendung protokolliert. Der Verantwortliche kann die Protokolle einsehen.
e) Der Verantwortliche kann den Zugriff jederzeit ohne Angabe von Gründen entziehen. Der Auftragsverarbeiter setzt den Entzug unverzüglich um. Soweit der Zugriff für die Bearbeitung einer Anfrage erforderlich ist, kann die Bearbeitungszeit sich dadurch verlängern.
(3) Der Kooperationspartner darf die Daten des Verantwortlichen nicht für eigene Zwecke verwenden, insbesondere nicht für eine eigene Verwaltungstätigkeit, und sie nicht mit eigenen Datenbeständen zusammenführen.
§ 9 Unterstützung bei den Rechten betroffener Personen
(1) Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Auftragsverarbeiter, leitet er die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet sie nicht selbst.
(2) EstateOS stellt keine Selbstbedienungsfunktion bereit, mit der Auskunfts- oder Löschansprüchen automatisiert entsprochen werden kann. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen daher auf dessen Weisung bei der Erfüllung der Rechte betroffener Personen nach den Artikeln 15 bis 22 DSGVO, insbesondere durch Auskunft aus der Datenbank, gezielte Exporte einzelner Datenbestände sowie manuelle Berichtigung, Löschung oder Anonymisierung einzelner Datensätze.
(3) Der Auftragsverarbeiter leistet die Unterstützung innerhalb einer angemessenen Frist, in der Regel binnen zehn Werktagen ab Zugang der Weisung, und stets so rechtzeitig, dass der Verantwortliche seine eigenen Fristen nach Artikel 12 Absatz 3 DSGVO einhalten kann.
(4) Für Unterstützungsleistungen nach Absatz 2, die über die Bereitstellung vorhandener Auskünfte und Exporte hinausgehen, kann der Auftragsverarbeiter eine Vergütung nach seiner Preisliste verlangen, wenn der Aufwand nicht auf einem Umstand beruht, den er zu vertreten hat.
§ 10 Unterstützung bei der Sicherheit der Verarbeitung und bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
(1) Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten aus den Artikeln 32 bis 36 DSGVO.
(2) Wird dem Auftragsverarbeiter eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten des Verantwortlichen bekannt, meldet er sie dem Verantwortlichen unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntniserlangung, in Textform an die vom Verantwortlichen hinterlegte Kontaktadresse.
(3) Die Meldung enthält, soweit zu diesem Zeitpunkt bekannt:
a) eine Beschreibung der Art der Verletzung, b) die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen, c) die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Datensätze, d) den Zeitpunkt oder Zeitraum der Verletzung und den Zeitpunkt der Kenntniserlangung, e) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen, f) die ergriffenen und die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung und zur Abmilderung möglicher nachteiliger Auswirkungen, g) einen Ansprechpartner für Rückfragen.
(4) Sind nicht alle Angaben sofort verfügbar, meldet der Auftragsverarbeiter zunächst die verfügbaren Angaben und reicht die übrigen unverzüglich nach.
(5) Der Auftragsverarbeiter dokumentiert alle Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und die getroffenen Maßnahmen und stellt die Dokumentation dem Verantwortlichen auf Anforderung zur Verfügung.
(6) Meldungen an die Aufsichtsbehörde nach Artikel 33 DSGVO und Benachrichtigungen betroffener Personen nach Artikel 34 DSGVO nimmt der Verantwortliche vor. Der Auftragsverarbeiter nimmt sie nicht ohne Weisung des Verantwortlichen vor.
§ 11 Unterstützung bei der Datenschutz-Folgenabschätzung
(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anforderung die Informationen zur Verfügung, die dieser für eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO und für eine vorherige Konsultation der Aufsichtsbehörde nach Artikel 36 DSGVO benötigt.
(2) Das umfasst insbesondere Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, zu den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern, zu den Orten der Verarbeitung und zur Funktionsweise der KI-Funktionen.
§ 12 Kontroll- und Nachweisrechte
(1) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der in Artikel 28 DSGVO niedergelegten Pflichten erforderlich sind.
(2) Der Nachweis wird im Regelfall durch Auskünfte in Textform, durch die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen und durch aussagekräftige Nachweise geführt. Der Auftragsverarbeiter beantwortet Anfragen innerhalb von zwei Wochen ab Zugang.
(3) Genügen die Nachweise nach Absatz 2 im Einzelfall nicht, kann der Verantwortliche eine Prüfung vor Ort durchführen oder durch einen von ihm beauftragten Prüfer durchführen lassen. Für die Prüfung gilt:
a) Sie ist mindestens vier Wochen vorher in Textform anzukündigen. b) Sie findet zu den Servicezeiten des Anbieters statt. c) Sie darf den Betrieb nicht unangemessen beeinträchtigen. d) Der Prüfer darf kein Wettbewerber des Auftragsverarbeiters sein und ist zur Verschwiegenheit zu verpflichten. e) Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Auftragsverarbeiters sowie Daten anderer Kunden sind zu wahren; Einsicht in Daten anderer Kunden wird nicht gewährt.
(4) Führt der Verantwortliche in einem Kalenderjahr mehr als eine Prüfung ohne konkreten Anlass durch, erstattet er dem Auftragsverarbeiter den Aufwand für jede weitere Prüfung nach dessen Preisliste. Anlassbezogene Prüfungen, insbesondere nach einer gemeldeten Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, bleiben unbeschränkt und unentgeltlich.
(5) Kontrollen der zuständigen Aufsichtsbehörde bleiben unberührt. Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich über aufsichtsbehördliche Maßnahmen, die dessen Daten betreffen.
§ 13 Löschung und Rückgabe bei Vertragsende
(1) Nach Ende des Hauptvertrags bleibt die Site für einen Übergangszeitraum von 30 Kalendertagen erreichbar. In diesem Zeitraum kann der Verantwortliche seine Daten selbst exportieren; der Auftragsverarbeiter unterstützt ihn dabei zu den Servicezeiten.
(2) Nach Ablauf des Übergangszeitraums stellt der Auftragsverarbeiter die vom Verantwortlichen erstellten oder angeforderten Exporte für weitere 30 Kalendertage zum Abruf bereit (Abrufzeitraum).
(3) Nach Ablauf des Abrufzeitraums löscht der Auftragsverarbeiter die Site einschließlich Datenbank und Dateien sowie die bereitgestellten Exporte.
(4) Sicherungen, die personenbezogene Daten des Verantwortlichen enthalten, löscht der Auftragsverarbeiter innerhalb von 30 Kalendertagen nach Ablauf des Abrufzeitraums.
(5) Der Verantwortliche hat nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g DSGVO die Wahl zwischen Rückgabe und Löschung der Daten. Er übt die Wahl in Textform aus. Trifft er keine Wahl, gelten die Absätze 1 bis 4.
(6) Der Auftragsverarbeiter bestätigt die Löschung auf Anforderung in Textform.
(7) Von der Löschung ausgenommen sind Daten, die der Anbieter in eigener Verantwortlichkeit für die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigt, insbesondere seine eigenen Vertrags- und Rechnungsdaten nach § 147 der Abgabenordnung und § 257 des Handelsgesetzbuchs. Diese Daten werden für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gesperrt und nach deren Ablauf gelöscht.
(8) Ebenfalls ausgenommen sind aggregierte Betriebskennzahlen ohne Personenbezug und ohne Zuordnung zu einem einzelnen Kunden.
§ 14 Ort der Verarbeitung
(1) Die Daten der Site werden ausschließlich in Rechenzentren in der Bundesrepublik Deutschland gespeichert und verarbeitet.
(2) Im Betrieb der Anwendung EstateOS findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation statt. Die Inhalte der Site werden nicht an Empfänger außerhalb der Europäischen Union übermittelt.
(3) Hiervon ausgenommen ist ausschließlich die Administration der Plattform, die in Anlage 2 unter Nummer 4 geführt wird: Der Auftragsverarbeiter setzt für die Administration und die Betriebsunterstützung ein KI-gestütztes Werkzeug ein, das über einen Konnektor an die Steuerungsebene der Plattform angebunden ist und dessen Anbieter Daten in den Vereinigten Staaten von Amerika verarbeitet. Das Werkzeug arbeitet auf Betriebsdaten. Personenbezogene Daten des Verantwortlichen können ihm nur im Betriebs- und Supportfall bekannt werden.
Die Zahlungs- und Rechnungsdaten des Verantwortlichen als Kunde des Anbieters verarbeitet der Anbieter in eigener Verantwortlichkeit; dabei kann über den Zahlungsdienstleister eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten von Amerika stattfinden. Diese Verarbeitung ist nicht Gegenstand dieses Vertrags; sie ist in der Datenschutzerklärung des Anbieters beschrieben.
(4) Für die Übermittlung nach Absatz 3 bestehen Garantien nach Kapitel V DSGVO; Anlage 2 weist sie aus. Der Auftragsverarbeiter weist die Garantien auf Anforderung in Textform nach.
(5) Der Verantwortliche kann der Nutzung des Administrationskonnektors nach Absatz 3 für seine Site jederzeit in Textform widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs setzt der Auftragsverarbeiter für Administration, Wartung und Support dieser Site ausschließlich Werkzeuge ein, die die Daten in der Europäischen Union verarbeiten. Für den Verantwortlichen entstehen dadurch keine Kosten; Bearbeitungszeiten können sich verlängern.
(6) Verbindet der Verantwortliche eigene Integrationen mit seiner Site, kann dabei eine Übermittlung in ein Drittland stattfinden. Diese Übermittlung erfolgt in Verantwortung des Verantwortlichen; er trifft die dafür erforderlichen Garantien nach Kapitel V DSGVO selbst.
(7) Eine Verlegung der Verarbeitung in ein anderes Land bedarf im Übrigen der vorherigen Zustimmung des Verantwortlichen in Textform.
§ 15 Haftung
(1) Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Artikel 82 DSGVO. Diese Haftung kann durch diesen Vertrag nicht beschränkt werden.
(2) Im Verhältnis der Parteien untereinander gelten im Übrigen die Haftungsregelungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Anbieters, soweit sie datenschutzrechtlich zulässig sind.
(3) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen für die Erfüllung der Datenschutzpflichten durch seine Unterauftragsverarbeiter nach § 7 Absatz 7.
§ 16 Laufzeit und Schlussbestimmungen
(1) Für die Laufzeit gilt § 2.
(2) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses. Änderungen der Anlagen 1 und 2 richten sich nach § 6 Absatz 2 und § 7 Absatz 2.
(3) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(4) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
(5) Die Anlagen 1, 2 und 3 sind Bestandteil dieses Vertrags.
Anlage 1 — Technische und organisatorische Maßnahmen
Die folgenden Maßnahmen setzt der Auftragsverarbeiter nach Artikel 32 DSGVO um. Maßnahmen, die auf der Infrastrukturebene durch den Infrastrukturanbieter erbracht werden, sind als solche gekennzeichnet.
1. Vertraulichkeit
Zutrittskontrolle. Die Server werden in Rechenzentren des Infrastrukturanbieters IONOS Cloud GmbH in Deutschland betrieben. Der physische Zutritt wird durch den Infrastrukturanbieter kontrolliert. Eigene Serverräume des Auftragsverarbeiters bestehen nicht.
Zugangskontrolle. Der Zugang zur Anwendung erfolgt über personengebundene Benutzerkonten mit Kennwort. Der administrative Zugang zu den Servern ist ausschließlich über ein verschlüsseltes virtuelles privates Netz (VPN) aus dem privaten Netz des Auftragsverarbeiters möglich; der Fernwartungsdienst ist aus dem Internet nicht erreichbar. Auf allen Systemen ist eine Host-Firewall aktiv, die eingehenden Verkehr grundsätzlich abweist und nur ausdrücklich freigegebene Verbindungen zulässt.
Schlüsselbasierte Serveranmeldung. Die Anmeldung an den Servern erfolgt ausschließlich schlüsselbasiert; die Kennwortanmeldung ist deaktiviert.
Zwei-Faktor-Authentifizierung. Der administrative Zugang und die Konten mit erweiterten Rechten sind durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
Zugriffskontrolle. EstateOS verfügt über ein Rollen- und Rechtekonzept. Der Verantwortliche vergibt die Rollen für seine Nutzer selbst. Der Zugriff des Betriebspersonals des Auftragsverarbeiters ist auf das für Betrieb, Wartung und Support Erforderliche beschränkt. Für den Zugriff des Kooperationspartners gilt § 8 dieses Vertrags.
Verwaltung der Administrationszugänge. Zugangsdaten für den Betrieb werden zentral in einem Passwortmanager verschlüsselt verwaltet und nicht geteilt. Der Bestand enthält ausschließlich eigene Betriebszugänge des Auftragsverarbeiters, keine Zugangsdaten des Verantwortlichen oder seiner Nutzer.
Verschlüsselung der Übertragung. Der Zugriff auf EstateOS und auf das Portal erfolgt ausschließlich über eine mit TLS verschlüsselte Verbindung.
Verschlüsselung der Speichersysteme. Die Speichersysteme der Infrastruktur verschlüsseln ruhende Daten nach Zusage des Infrastrukturanbieters IONOS Cloud GmbH mit AES-XTS (256 Bit); der Schlüssel je Speichereinheit ist auf dem Speicherserver nicht einsehbar. Eine zusätzliche Verschlüsselung auf Ebene des Betriebssystems oder der Datenbank findet nicht statt.
2. Integrität
Weitergabekontrolle. Personenbezogene Daten verlassen die Systeme des Auftragsverarbeiters nur über die vom Verantwortlichen veranlassten Wege: Anzeige in der Anwendung, Export durch den Verantwortlichen, Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails sowie vom Verantwortlichen verbundene Integrationen. Die Übertragung erfolgt jeweils verschlüsselt.
Eingabekontrolle. Anmeldungen und administrative Aufträge werden protokolliert. Änderungen an Datensätzen werden in der Anwendung mit Zeitpunkt und Benutzer geführt.
Aufbewahrung der Protokolle. Server-, Zugriffs- und Anwendungsprotokolle werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht.
Versionsverwaltung. Der Quelltext der Plattform und der Anwendungen wird in einer selbst betriebenen Versionsverwaltung geführt. Änderungen sind nachvollziehbar einem Zeitpunkt und einem Urheber zugeordnet.
3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit
Sicherung. Jede Site wird alle sechs Stunden gesichert. Einmal je Kalendertag wird eine Sicherung an den Objektspeicher des Infrastrukturanbieters in Frankfurt am Main ausgelagert. Je Site werden die letzten 30 ausgelagerten Sicherungen vorgehalten; bei täglicher Auslagerung entspricht das rund 30 Tagen.
Wiederherstellung. Die Wiederherstellung einer Site aus einer ausgelagerten Sicherung wurde vollständig durchgeführt und protokolliert.
Überwachung. Die Systeme werden fortlaufend überwacht. Betriebs- und Sicherheitsmeldungen werden zentral zusammengeführt und ausgewertet. Der Zugriff auf die Überwachungs- und Protokollsysteme ist auf das interne Netz des Auftragsverarbeiters beschränkt.
4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
Trennung von Test- und Produktivumgebung. Änderungen an der Anwendung werden in einer gesonderten Umgebung erprobt, bevor sie in die Produktivumgebung übernommen werden. In der Testumgebung werden keine personenbezogenen Daten des Verantwortlichen verwendet, es sei denn, der Verantwortliche weist dies für eine konkrete Fehleranalyse an.
Überprüfung der Maßnahmen. Der Auftragsverarbeiter überprüft die technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und anlassbezogen, insbesondere nach sicherheits- relevanten Vorfällen und nach wesentlichen Änderungen der Systeme.
Verfahren bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten. Der Auftragsverarbeiter unterhält ein dokumentiertes Verfahren zur Erkennung, Bewertung, Dokumentation und Meldung von Verletzungen nach § 10 dieses Vertrags.
5. Auftragskontrolle
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich weisungsgebunden nach § 4 dieses Vertrags. Weisungen und Konfigurationsentscheidungen werden dokumentiert. Unterauftragsverarbeiter werden schriftlich zu denselben Pflichten verpflichtet und in Anlage 2 geführt. Der Zugriff des Kooperationspartners erfolgt ausschließlich nach § 8.
Administrationskonnektor. Für die Administration und die Betriebsunterstützung der Plattform setzt der Auftragsverarbeiter ein KI-gestütztes Werkzeug ein, das über einen Konnektor an die Steuerungsebene der Plattform angebunden ist (Anlage 2 Nummer 4). Für dieses Werkzeug gilt:
a) Die über den Konnektor erreichbaren Auswertungen und Auskünfte sind auf Betriebsdaten beschränkt, insbesondere auf Zustand und Auslastung der Server, Laufzeitumgebungen, Auslieferungsvorgänge, Betriebsprotokolle und Messwerte.
b) Die Antworten der Werkzeuge geben keine personenbezogenen Daten aus der Site des Verantwortlichen aus, soweit der konkrete Betriebs- oder Supportfall dies nicht erfordert. Erfordert er es, wird nur der für die Bearbeitung erforderliche Ausschnitt einbezogen.
c) Jede Nutzung des Konnektors, bei der personenbezogene Daten aus einer Site einbezogen werden, wird mit Site, Zeitpunkt, Anlass und veranlassender Person protokolliert. Der Verantwortliche kann die ihn betreffenden Einträge auf Anforderung einsehen.
d) Hat der Verantwortliche nach § 14 Absatz 5 widersprochen, wird der Konnektor für seine Site nicht eingesetzt.
6. Trennungsgebot
Jede Site besitzt eine eigene Datenbank und eine eigene Laufzeitumgebung. Die Trennung ist logisch; die Sites werden auf gemeinsam genutzter Infrastruktur betrieben. Eine Zusammenführung von Daten verschiedener Kunden findet nicht statt. Auswertungen über mehrere Kunden hinweg erfolgen ausschließlich ohne Personenbezug und ohne Zuordnung zu einem einzelnen Kunden.
Anlage 2 — Unterauftragsverarbeiter
Stand: 2026-09-06
1. IONOS Cloud GmbH
Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland
Leistung: Rechenzentrumsinfrastruktur (virtuelle Server, Netzwerk), Blockspeicher, Objektspeicher für die Auslagerung der Sicherungen am Standort Frankfurt am Main, Namensauflösung (DNS) sowie der Betrieb der Sprachmodelle über den IONOS AI Model Hub am Standort Berlin.
Ort der Verarbeitung: Deutschland.
Der Betrieb der Sprachmodelle erfolgt ausschließlich, wenn der Verantwortliche die KI-Funktion nach § 4 Absatz 4 freigeschaltet hat. Nach Zusage des Anbieters werden Eingaben und Ausgaben nicht protokolliert, nicht dauerhaft gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und nicht zum Training oder zur Verbesserung von Modellen verwendet.
2. IONOS SE
Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland
Leistung: Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails der Plattform.
Ort der Verarbeitung: Deutschland.
3. Go2 Rental Apartments GmbH
Im Zukunftspark 4, 74076 Heilbronn, Deutschland, Amtsgericht Stuttgart HRB 799687
Leistung: Onboarding, Datenübernahme aus Bestandssystemen und fachlicher Support.
Ort der Verarbeitung: Deutschland.
Der Zugriff erfolgt ausschließlich in dem vom Verantwortlichen nach § 8 freigegebenen Umfang.
4. Anthropic Ireland, Limited
6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland
Leistung: Administration und Betriebsunterstützung der Plattform über einen MCP-Konnektor; Zugriff auf personenbezogene Daten des Verantwortlichen nur im Betriebs- und Supportfall.
Zweck: Auswertung von Betriebsdaten, Fehlersuche und Unterstützung bei Wartung, Auslieferung und Support auf der Steuerungsebene der Plattform.
Ort der Verarbeitung: Vereinigte Staaten von Amerika.
Garantie nach Kapitel V DSGVO: Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Artikel 46 Absatz 2 Buchstabe c DSGVO, die Bestandteil des mit dem Anbieter geschlossenen Auftragsverarbeitungszusatzes sind. Eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework besteht nicht; die Übermittlung stützt sich ausschließlich auf die Standardvertragsklauseln.
Umfang der Daten: Betriebsdaten der Plattform. Personenbezogene Daten aus der Site des Verantwortlichen nur, soweit ein konkreter Betriebs- oder Supportfall dies erfordert; es gelten die Beschränkungen nach Anlage 1 Nummer 5.
Nach Angaben des Anbieters werden Eingaben und Ausgaben aus kommerziellen Diensten nicht zum Training von Modellen verwendet und nach 30 Tagen gelöscht, soweit sie nicht wegen eines Sicherheitshinweises oder einer gesetzlichen Pflicht länger aufzubewahren sind.
Der Verantwortliche kann der Nutzung dieses Unterauftragsverarbeiters für seine Site nach § 14 Absatz 5 widersprechen.
Übermittlung in Drittländer
Die Unterauftragsverarbeiter nach den Nummern 1 bis 3 haben ihren Sitz in Deutschland und verarbeiten die Daten in Deutschland. Aus dem Betrieb der Anwendung EstateOS findet keine Übermittlung in ein Drittland statt.
Eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten von Amerika findet ausschließlich bei dem Unterauftragsverarbeiter nach Nummer 4 statt, also außerhalb der Anwendung, in dem dort beschriebenen Umfang und auf Grundlage der dort genannten Garantien nach Kapitel V DSGVO. § 14 dieses Vertrags gilt.
Nicht als Unterauftragsverarbeiter geführt
Internet Security Research Group (Let's Encrypt). Die Zertifizierungsstelle stellt die TLS-Zertifikate aus. Sie handelt dabei als eigenständig Verantwortliche und bietet für diese Tätigkeit keinen Auftragsverarbeitungsvertrag an. Sie verarbeitet keine Inhaltsdaten aus der Site.
Anbieter von Integrationen. Dienste, deren Konten der Verantwortliche selbst mit seiner Site verbindet, handeln im Verhältnis zum Verantwortlichen und nicht im Auftrag des Auftragsverarbeiters. Siehe § 7 Absatz 8 Buchstabe a.
Zahlungsdienstleister. Für Kartenzahlungen und SEPA-Lastschriften setzt der Anbieter die Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, ein. Sie verarbeitet ausschließlich die Zahlungs- und Rechnungsdaten des Verantwortlichen als Kunde des Anbieters; diese Verarbeitung erfolgt in eigener Verantwortlichkeit des Anbieters und nicht im Auftrag des Verantwortlichen. Daten aus der Site werden nicht an den Zahlungsdienstleister übermittelt. Einzelheiten, einschließlich der konzerninternen Übermittlung in die Vereinigten Staaten von Amerika und der dafür bestehenden Garantien, enthält die Datenschutzerklärung des Anbieters.
Passwortmanager des Auftragsverarbeiters. Der eingesetzte Passwortmanager verwahrt ausschließlich eigene Betriebszugänge des Auftragsverarbeiters. Er erhält keine personenbezogenen Daten aus der Site und keinen Zugriff auf Systeme im Auftrag des Verantwortlichen.
Anlage 3 — Gegenstand der Verarbeitung
1. Zwecke der Verarbeitung
a) Bereitstellung und Betrieb der Anwendung EstateOS auf einer eigenen Site des Verantwortlichen, einschließlich Speicherung, Anzeige, Änderung und Löschung der vom Verantwortlichen und seinen Nutzern eingegebenen Daten.
b) Bereitstellung des Mieter- und Eigentümerportals für die vom Verantwortlichen eingeladenen Endnutzer.
c) Bereitstellung der Dateiablage und des Archivs.
d) Sicherung der Daten und Wiederherstellung im Bedarfsfall.
e) Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails im Auftrag des Verantwortlichen.
f) Vermittlung des Datenflusses zu den vom Verantwortlichen verbundenen Integrationen.
g) Betrieb der KI-Funktionen, soweit der Verantwortliche sie freigeschaltet hat: Einordnung eingehender Nachrichten, Zusammenfassungen, Entwürfe für Antworten sowie ein Assistent mit Zugriff auf die Daten der Site. Die Ergebnisse sind Vorschläge und erfordern eine Freigabe durch eine Person.
h) Fehleranalyse, Wartung und Support, einschließlich Onboarding und Datenübernahme.
2. Kategorien personenbezogener Daten
a) Stamm- und Kontaktdaten von Parteien: Name, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum, Zuordnung zu Objekten und Einheiten.
b) Vertragsdaten: Mietverträge und Konditionen, Laufzeiten, Kautionen, Nebenkosten, Kündigungen, Verwalterverträge.
c) Zahlungs- und Bankdaten: Bankverbindungen, Objektbankkonten, Zahlungsvorgänge, Salden, Mahnwesen.
d) Verbrauchs- und Objektdaten mit Personenbezug: Zählerstände und Verbräuche je Einheit, Abrechnungen.
e) Vorgangs- und Kommunikationsdaten: Meldungen von Mietern, Vorgänge, Aufträge, Angebote, Rechnungen, Prüffristen, Schriftverkehr, E-Mail-, Telefon- und Nachrichtenverläufe, soweit der Verantwortliche entsprechende Integrationen verbunden hat.
f) Daten der Wohnungseigentumsverwaltung: Eigentümerlisten, Beiräte, Versammlungen, Beschlüsse, Stimmrechte, Abrechnungen.
g) Daten der Vermietung: Inserate, Interessenten, Selbstauskünfte mit Angaben zu Einkommen, Beschäftigung und Haushalt, hochgeladene Nachweise, Besichtigungstermine, Anmietungserklärungen.
h) Dokumente und Dateien, die der Verantwortliche oder seine Nutzer in die Ablage, das Archiv oder einen Vorgang einstellen, einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten.
i) Zugangs- und Nutzungsdaten: Benutzerkonten, Rollen, Anmeldezeitpunkte, Protokolle der Zugriffe, Portalzugänge der Endnutzer.
j) Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO sowie Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten nach Artikel 10 DSGVO können als Nebenfolge der Verwaltungstätigkeit anfallen, insbesondere Angaben zu Gesundheit und Barrierefreiheit, zu Härtefällen, zur Religionszugehörigkeit sowie zu Räumungs- und Vollstreckungsverfahren. Sie sind kein eigenständiger Verarbeitungszweck. Der Verantwortliche entscheidet, ob und in welchem Umfang solche Daten in die Site gelangen, und trifft die dafür erforderlichen Schutzmaßnahmen.
3. Kategorien betroffener Personen
a) Mieter und deren Haushaltsangehörige, b) Eigentümer und Wohnungseigentümer, c) Beiräte und Mitglieder von Gremien der Wohnungseigentümergemeinschaft, d) Mietinteressenten, e) Dienstleister, Handwerker und deren Ansprechpartner, f) Mitarbeitende des Verantwortlichen und weitere von ihm berechtigte Nutzer, g) sonstige Kommunikationspartner des Verantwortlichen, deren Nachrichten in die Site gelangen.
4. Dauer der Verarbeitung
Die Verarbeitung dauert für die Laufzeit des Hauptvertrags an. Nach dessen Ende gelten die Fristen des § 13 dieses Vertrags: Übergangszeitraum von 30 Kalendertagen, anschließend Abrufzeitraum von 30 Kalendertagen, anschließend Löschung der Site und der Exporte sowie Löschung der Sicherungen innerhalb von 30 Kalendertagen. Die Aufbewahrungsfristen für einzelne Datenbestände innerhalb der Site legt der Verantwortliche fest.
Fassung 1.0 · Stand 2026-09-06
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a374c2a33cca2d796c62dec38cb037c0f6e05a8192ba581b4b2ecb2ce558871eDiese Fassung ist maßgeblich für den unter ihr geschlossenen Vertrag.