Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

Ellenberger Service
Inhaber: Marc Ellenberger
Wertheimer Str. 25
74736 Hardheim
Deutschland
E-Mail: hallo@ellenberger-service.de

Fragen und Anliegen zum Datenschutz richten Sie bitte an hallo@ellenberger-service.de.

Diese Erklärung gilt für unsere Website und für die von uns betriebene Anwendung EstateOS, soweit wir selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Abschnitt 2 erläutert, wann das der Fall ist und wann nicht.

EstateOS wird als eigene Instanz („Site") je Kunde betrieben. Kunde ist die Hausverwaltung, das Wohnungsunternehmen oder der Bestandshalter, der EstateOS bei uns gebucht hat.

Daten in der Site eines Kunden. Für alle personenbezogenen Daten, die in der Site eines Kunden verarbeitet werden — insbesondere Daten von Mietern, Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern, Mietinteressenten und Mitarbeitenden des Kunden — ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher. Der Kunde entscheidet, welche Daten er erfasst und wofür er sie verwendet. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Was das für Betroffene bedeutet. Wenn Sie Mieter, Eigentümer, Beirat, Dienstleister oder Mietinteressent sind und Ihre Daten in einer über uns betriebenen Site verarbeitet werden, richten Sie Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschersuchen bitte an den Kunden, der die Site betreibt — in der Regel Ihre Hausverwaltung oder Ihren Vermieter. Erreicht uns eine solche Anfrage unmittelbar, leiten wir sie an den zuständigen Kunden weiter, soweit sich der Verantwortliche eindeutig zuordnen lässt, und beantworten sie nicht selbst.

Eigene Verantwortung. Verantwortlicher sind wir ausschließlich für die Verarbeitungen, die unser eigenes Verhältnis zu Interessenten und Kunden betreffen: Aufruf unserer Website, Registrierung und Testzugang, Vertrags- und Kontoverwaltung, Abrechnung, Support-Kommunikation sowie den technischen Betrieb der Plattform einschließlich Überwachung, Protokollierung und Datensicherung. Diese Verarbeitungen beschreibt Abschnitt 3.

Zweck. Auslieferung der Website, Betriebssicherheit, Erkennung und Nachverfolgung von Störungen und Angriffen. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist der sichere und stabile Betrieb unseres Angebots. Kategorien. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer, Browser- und Betriebssystemkennung. Empfänger. IONOS Cloud GmbH als Betreiber der Infrastruktur. Ein Content Delivery Network oder ein externer Schutzdienst ist nicht zwischengeschaltet. Speicherdauer. Server- und Zugriffsprotokolle werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Herkunft. Unmittelbar von Ihrem Endgerät.

Zweck. Einrichtung eines Zugangs zur Anwendung, Bereitstellung des kostenlosen Testzeitraums, Prüfung der Unternehmereigenschaft. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und des Vertrags). Kategorien. Name und Vorname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmensbezeichnung, Anschrift, Angaben zur Unternehmereigenschaft, gewählte Leistung, Zeitpunkt der Registrierung. Empfänger. IONOS Cloud GmbH (Betrieb der Infrastruktur); IONOS SE (Versand der zugehörigen E-Mails); Go2 Rental Apartments GmbH, soweit sie im Onboarding tätig wird. Speicherdauer. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Registrierungsdaten spätestens sechs Monate nach der letzten Kontaktaufnahme. Kommt ein Vertrag zustande, gilt Abschnitt 3.3. Herkunft. Unmittelbar von Ihnen.

Zweck. Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses, Verwaltung des Kundenkontos und der zugehörigen Site, Nachweis der getroffenen Vereinbarungen. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung nach Vertragsende Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Kategorien. Bestands- und Kontaktdaten des Kunden und seiner Ansprechpartner, Vertragsdaten (Leistung, Preisstufe, Laufzeit, Kündigungen), Angaben zur gebuchten Site, Schriftverkehr zum Vertrag. Empfänger. IONOS Cloud GmbH; IONOS SE; unser Steuerberater und, im Rahmen gesetzlicher Pflichten, Finanzbehörden. Speicherdauer. Für die Dauer des Vertragsverhältnisses; danach bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen, siehe Abschnitt 7. Herkunft. Unmittelbar von Ihnen sowie aus der Nutzung der Anwendung (etwa Zahl der verwalteten Einheiten als Grundlage der Preisstufe).

Zweck. Abrechnung der bezogenen Leistungen, Rechnungsstellung, Überwachung des Zahlungseingangs, Mahnwesen, Erfüllung steuerlicher Pflichten. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten). Kategorien. Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer soweit vorhanden, abgerechnete Leistungen und Zeiträume, Rechnungsbeträge, Zahlungseingänge. Empfänger. IONOS SE (Versand der Rechnung per E-Mail), unser Steuerberater, unser Kreditinstitut, Finanzbehörden. Speicherdauer. Zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 AO, § 257 HGB). Herkunft. Unmittelbar von Ihnen sowie aus der Vertragsdurchführung.

Zahlungsdienstleister. Die Abrechnung erfolgt per Rechnung und Überweisung. Ein Zahlungsdienstleister ist nicht eingeschaltet; Karten- oder Lastschriftdaten werden nicht erhoben. Sollten wir künftig weitere Zahlungsarten anbieten, werden wir diese Erklärung vorher entsprechend ergänzen.

Zweck. Entgegennahme und Bearbeitung von Supportanfragen, Störungsbeseitigung, Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage die Durchführung des Vertrags betrifft; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung). Kategorien. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage einschließlich beigefügter Anlagen und Bildschirmaufnahmen, Verlauf der Bearbeitung. Empfänger. IONOS SE (E-Mail-Dienst); Go2 Rental Apartments GmbH, soweit sie in den Support eingebunden ist. Speicherdauer. Sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung, soweit die Kommunikation nicht als Vertragskorrespondenz einer längeren Aufbewahrungspflicht unterliegt. Herkunft. Unmittelbar von Ihnen.

Ein Ticketsystem setzen wir nicht ein. Der Support läuft ausschließlich per E-Mail an hallo@ellenberger-service.de.

Zweck. Bereitstellung und Aufrechterhaltung des Betriebs, Erkennung von Störungen und Sicherheitsvorfällen, Kapazitätsplanung, Wiederherstellung nach Datenverlust. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; soweit Daten in Kunden-Sites betroffen sind, handeln wir auf Weisung des Kunden nach Art. 28 DSGVO. Kategorien. Betriebskennzahlen der Server und Dienste (in der Regel ohne Personenbezug), Anwendungs- und Zugriffsprotokolle (können IP-Adressen und Benutzerkennungen enthalten), Protokolle administrativer Aufträge, Sicherungen der Datenbanken und Dateien. Empfänger. IONOS Cloud GmbH (Server, Speicher und Objektspeicher für ausgelagerte Sicherungen). Die Überwachungs- und Protokollierungsdienste betreiben wir selbst auf eigener Infrastruktur; ein externer Dienst wertet sie nicht aus. Für die Administration greifen wir auf diese Betriebsdaten auch mit dem in Abschnitt 3.12 beschriebenen Werkzeug zu. Speicherdauer. Protokolle: siehe Abschnitt 3.1. Sicherungen: Je Site werden die letzten 30 ausgelagerten Sicherungen vorgehalten; bei täglicher Auslagerung entspricht das rund 30 Tagen. Herkunft. Systemseitig erzeugt.

Die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren des Infrastrukturanbieters in Deutschland statt. Ausgelagerte Sicherungen liegen im Objektspeicher in Frankfurt am Main. Der administrative Zugang zur Infrastruktur erfolgt ausschließlich über ein verschlüsseltes Netz (VPN); der SSH-Dienst ist aus dem Internet nicht erreichbar. Jede Site besitzt eine eigene Datenbank und eine eigene Laufzeitumgebung.

Zweck. Nachweis, welche Fassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, der Leistungsbeschreibung und Service Level, der Preisliste, des Auftragsverarbeitungsvertrags und der KI-Zusatzbedingungen Sie wann angenommen haben. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit der Einbeziehung). Kategorien. Kennung des zustimmenden Benutzerkontos, Zeitpunkt der Zustimmung, Bezeichnung und Version des angenommenen Dokuments, Prüfsumme des Textstands. Empfänger. Keine Weitergabe über den Infrastrukturanbieter hinaus. Speicherdauer. Für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen. Herkunft. Unmittelbar von Ihnen durch die Bestätigung im Bestellvorgang.

Zweck. Versand vertragsbezogener und systembedingter Nachrichten, etwa Bestellbestätigungen, Rechnungen, Hinweise zum Ablauf des Testzeitraums, Zugangs- und Kennwortnachrichten, Wartungs- und Störungsmitteilungen. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Betriebsmitteilungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Kategorien. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der jeweiligen Nachricht, Versandzeitpunkt und Zustellstatus. Empfänger. IONOS SE als Betreiber des E-Mail-Dienstes. Speicherdauer. Bis zum Wegfall des jeweiligen Zwecks; vertragsbezogene Nachrichten nach den Fristen in Abschnitt 7. Herkunft. Systemseitig ausgelöst durch Ihre Handlungen.

Einen Newsletter versenden wir nicht.

Die KI-Funktionen der Anwendung — Einordnung eingehender Nachrichten, Zusammenfassungen, Antwortentwürfe und ein Assistent mit Zugriff auf die Daten der jeweiligen Site — sind je Site gesondert freizuschalten und ohne Freischaltung wirkungslos.

Werden sie genutzt, verarbeiten wir die betroffenen Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden; Verantwortlicher bleibt der Kunde. Wir selbst sind für diese Verarbeitung nicht Verantwortlicher.

Zweck. Aufbereitung und Entwurf von Texten innerhalb der Anwendung. Rechtsgrundlage. Weisung des Kunden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags; die Rechtsgrundlage gegenüber den betroffenen Personen bestimmt der Kunde. Kategorien. Die vom Kunden oder seinen Beschäftigten übergebenen Inhalte sowie die daraus erzeugten Ausgaben. Empfänger. IONOS Cloud GmbH als Betreiber des eingesetzten Modelldienstes. Die Sprachmodelle werden nach Angaben des Anbieters ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben; der genutzte Standort ist Berlin. Nach Angaben des Anbieters werden Eingaben und Ausgaben nicht protokolliert, nicht dauerhaft gespeichert, nicht an Dritte weitergegeben und nicht zum Training von Modellen verwendet. Wir selbst trainieren keine Modelle mit Kundendaten. Anbieter außerhalb der Europäischen Union sind in der Anwendung nicht eingebunden. Speicherdauer. Ergebnisse werden in der Site des Kunden gespeichert und unterliegen dessen Löschvorgaben. Herkunft. Aus der Nutzung der Anwendung.

Ergebnisse der KI-Funktionen sind Vorschläge; eine Verwendung oder ein Versand setzt eine Freigabe durch eine Person voraus. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung findet nicht statt. Eine Bewertung der Kreditwürdigkeit oder Bonität natürlicher Personen, eine Auswahl, Bewertung, Punktzahl oder Rangfolge von Mietinteressenten, Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung sind ausgeschlossen. Einzelheiten regeln die KI-Zusatzbedingungen für EstateOS.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Analysedienste, Reichweitenmessung, Marketing-Pixel oder ein Cookie zur Wiedererkennung über mehrere Websites hinweg werden nicht eingesetzt. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich: Die Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung stellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Verarbeitung der so gespeicherten Daten stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Alle Cookies werden mit der Einstellung SameSite=Lax gesetzt; bei Aufruf über eine verschlüsselte Verbindung zusätzlich mit dem Merkmal Secure. Nur sid ist gegen den Zugriff durch Skripte geschützt (HttpOnly). Die Cookies full_name, user_id und user_image enthalten daher personenbezogene Werte, die im Browser des angemeldeten Nutzers im Klartext gelesen werden können. Das Merkmal zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery wird nicht in einem eigenen Cookie, sondern in den Sitzungsdaten auf dem Server geführt.

Zusätzlich speichern die Oberflächen von EstateOS Angaben zum Bedienzustand im lokalen Speicher Ihres Browsers. Diese Angaben verlassen Ihr Endgerät nicht und werden nicht an uns übertragen:

Sie können Cookies und den lokalen Speicher jederzeit über Ihren Browser löschen. Nach dem Löschen der Sitzungscookies müssen Sie sich erneut anmelden.

Zweck. Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Kategorien. Name, E-Mail-Adresse, weitere von Ihnen mitgeteilte Angaben, Inhalt der Nachricht. Empfänger. IONOS SE als Betreiber des E-Mail-Dienstes. Speicherdauer. Bis zur abschließenden Bearbeitung; anschließend sechs Monate, soweit keine längere Aufbewahrungspflicht besteht. Herkunft. Unmittelbar von Ihnen.

Für die Administration und die Betriebsunterstützung der Plattform setzen wir ein KI-gestütztes Werkzeug ein. Es ist über einen Konnektor an die Steuerungsebene der Plattform angebunden. Anbieter ist die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland; die Verarbeitung findet in den Vereinigten Staaten von Amerika statt.

Das Werkzeug ist nicht Teil der Anwendung EstateOS und steht Kunden und Endnutzern nicht zur Verfügung. Es arbeitet auf Betriebsdaten der Plattform.

Zweck. Auswertung des Betriebszustands, Fehlersuche, Unterstützung bei Wartung, Auslieferung von Softwareständen und Support. Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist der sichere, störungsarme und wirtschaftliche Betrieb der Plattform. Soweit im Einzelfall Daten aus einer Kunden-Site betroffen sind, handeln wir auf Weisung des Kunden nach Art. 28 DSGVO; Verantwortlicher bleibt dann der Kunde. Kategorien. Betriebsdaten der Plattform: Zustand und Auslastung der Server, Laufzeitumgebungen, Auslieferungsvorgänge, Betriebsprotokolle und Messwerte. Diese Daten können Benutzerkennungen und IP-Adressen enthalten. Personenbezogene Daten aus einer Kunden-Site werden nur einbezogen, soweit ein konkreter Betriebs- oder Supportfall dies erfordert, und dann nur in dem dafür erforderlichen Ausschnitt. Empfänger. Anthropic Ireland, Limited. Speicherdauer. Nach Angaben des Anbieters werden Eingaben und Ausgaben aus kommerziellen Diensten 30 Tage vorgehalten und anschließend gelöscht; länger nur, wenn ein Sicherheitshinweis oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert. Nach Angaben des Anbieters werden diese Daten nicht zum Training von Modellen verwendet. Wir selbst trainieren keine Modelle. Herkunft. Aus dem Betrieb der Plattform.

Kunden können der Nutzung dieses Werkzeugs für ihre Site widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs setzen wir für Administration, Wartung und Support dieser Site ausschließlich Werkzeuge ein, die die Daten in der Europäischen Union verarbeiten. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Mit den Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Hinweis zu TLS-Zertifikaten. Für die verschlüsselte Übertragung benötigen wir Zertifikate. Bei deren Ausstellung wird der jeweilige Domainname an die Zertifizierungsstelle übermittelt und in öffentlich einsehbare Protokolle zur Zertifikatstransparenz (Certificate Transparency) eingetragen. Diese Einträge sind dauerhaft öffentlich abrufbar. Enthält ein Domainname personenbezogene Bestandteile, werden diese damit öffentlich. Die Zertifizierungsstelle handelt insoweit als eigenständig Verantwortliche.

Weitere Empfänger sind unser Steuerberater, unser Kreditinstitut sowie Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind.

Dienste, die der Kunde selbst anbindet. Verbindet ein Kunde seine eigenen Konten mit der Anwendung — etwa Postfächer, Dateidienste, Kalender, Telefonie, Nachrichtendienste, Postversand oder Signaturdienste —, schließt er hierüber eigene Verträge mit dem jeweiligen Anbieter. Diese Anbieter sind keine Auftragsverarbeiter von uns; für die Datenübermittlung an sie ist der Kunde verantwortlich.

In der Anwendung. Aus dem Betrieb der Anwendung EstateOS werden keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt. Die Daten der Kunden-Sites werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet; das gilt auch für die Sprachmodelle der KI-Funktionen.

Außerhalb der Anwendung. In einem Fall findet eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten von Amerika statt:

Dabei werden keine Inhaltsdaten aus einer Kunden-Site übermittelt. Die Übermittlung betrifft Betriebsdaten; Daten aus einer Kunden-Site werden nur im Betriebs- und Supportfall und nur im erforderlichen Ausschnitt einbezogen. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Nicht erfasst sind zwei weitere Punkte, auf die wir ausdrücklich hinweisen: die Ausstellung und die öffentliche Protokollierung von TLS-Zertifikaten durch die in Abschnitt 4 genannte Zertifizierungsstelle sowie Dienste, die ein Kunde selbst mit seiner Site verbindet und für die er selbst verantwortlich ist.

Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte, soweit wir für die betreffende Verarbeitung Verantwortlicher sind:

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an hallo@ellenberger-service.de.

Betreffen Ihre Daten eine Kunden-Site, wenden Sie sich bitte an den Kunden, der diese Site betreibt (siehe Abschnitt 2).

Beschwerderecht. Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Behörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Heilbronner Str. 35 70191 Stuttgart

Für Daten in einer Kunden-Site legt der jeweilige Kunde die Löschfristen fest.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die beschriebenen Verarbeitungen, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Der oben genannte Stand weist die aktuelle Fassung aus.